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Il regime di contabilità ordinario costituisce regime “naturale” obbligatorio, a prescindere dal volume di ricavi conseguito, per:

• le società di capitali e gli enti equiparati;

Sono inoltre obbligate al regime di contabilità ordinario:

le imprese individuali, le società di persone, gli enti non commerciali nel caso in cui esercitino un’attività di impresa con ricavi superiori a:

• euro  400.000,00 se svolgono attività di servizi;
• euro  700.000,00 se svolgono altre attività.

Ricordiamo che i limiti di cui sopra (precedentemente pari rispettivamente ad euro 309.874,14 ed euro 516.456,90) sono stati così elevati, con decorrenza da maggio 2011, dalla leggi 106/2011. Inoltre i contribuenti che normalmente adotterebbero il regime contabile semplificato possono optare di adottare il regime ordinario. Chi adotta il regime di contabilità ordinaria deve compilare i seguenti libri e registri contabili obbligatori:

Libro giornale

Il libro giornale deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all’esercizio dell’impresa. La norma fiscale stabilisce un termine di 60 giorni dal verificarsi dell’operazione per la relativa registrazione sul libro (se il registro è tenuto a mezzo di sistemi informatici e meccanografici è ritenuta regolare anche quando i dati sono aggiornati entro 60 giorni su supporto magnetico, a condizione che la mancata trascrizione riguardi l’esercizio per il quale non siano scaduti da oltre tre mesi i termini per la presentazione delle relative dichiarazioni annuali e sia possibile, in qualsiasi momento, trascrivere su supporti cartacei i dati memorizzati nell’elaboratore).

I libri contabili obbligatori devono essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima annotazione. Il termine può essere prorogato se alla scadenza non sono stati ancora definiti gli eventuali accertamenti tributari precedentemente iniziati. La conservazione può essere effettuata anche su supporti ottici o magnetici in modo tale da garantire sia la certezza della data, sia la non modificabilità dei dati.

Libro inventari

Il libro degli inventari deve essere redatto entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi e deve riportare:

• l’inventario iniziale
• i successivi inventari annuali
• l’indicazione e la valutazione delle attività e passività relative all’impresa e delle attività e passività dell’imprenditore estranee all’impresa
• lo stato patrimoniale ed il conto economico
• la sottoscrizione dell’imprenditore.

I piccoli imprenditori sono esonerati dall’obbligo.

Con la legge 383 del 18/10/2001 è stato soppresso l’obbligo di bollatura iniziale del libro giornale e del libro degli inventari, confermando quello della numerazione progressiva delle pagine, prima della loro utilizzazione e per ciascun periodo, con l’indicazione, pagina per pagina, dell’anno cui si riferisce.

Per entrambi i libri sopracitati è comunque rimasto l’obbligo di versare l’imposta di bollo prima che il registro sia posto in uso, quindi antecedentemente alle registrazioni sulla prima pagina:

• per i contribuenti non tenuti al versamento forfetario della tassa di concessione governativa (imprese individuali e società di persone) l’imposta di bollo deve essere corrisposta nella misura di euro 32 per ogni cento pagine o frazioni di cento pagine;
• per le società di capitali, che versano annualmente (entro il 16 marzo) le concessioni governative nella misura di euro 309,87 (o euro 516,46 per quelle con capitale superiore a euro 516.456,90) l’imposta di bollo da versare per ogni cento pagine, o frazioni di cento, è invece di euro 16.

L’imposta può essere versata alternativamente:

• tramite contrassegno;
• mediante versamento (presso banche, poste o concessionari della riscossione) eseguito tramite modello F23, con codice tributo 458T, i cui estremi della ricevuta di pagamento devono essere riportati sulla prima pagina di ciascun libro o registro.

A partire dal 1° gennaio 2007 i contrassegni telematici (in vigore già dal 2005) hanno sostituito definitivamente le marche da bollo cartacee. Il pagamento dell’imposta di bollo avviene, quindi, presso gli intermediari (tabaccai, ufficiali giudiziari e altri distributori già autorizzati alla vendita di valori bollati) convenzionati con l’Agenzia delle Entrate, che rilasciano i relativi contrassegni telematici.

Le scritture ausiliarie

• il libro mastro: in esso vengono registrati gli elementi patrimoniali e reddituali raggruppati in categorie omogenee in modo da consentire di desumere chiaramente e distintamente i componenti positivi e negativi che concorrono alla formazione del reddito.
• le scritture di magazzino: sono obbligatorie solo per le imprese in contabilità ordinaria che per due esercizi consecutivi presentano ricavi superiori a euro 5.164.568,99 e il valore complessivo delle rimanenze finali superiore a euro 1.032.913,80. In particolare l’obbligo decorre dal secondo anno successivo al verificarsi delle condizioni descritte. Così, ad esempio, se i limiti sono superati sia nell’anno 2011 che nell’anno 2012, l’obbligo decorre dall’esercizio 2014 indipendentemente dai valori di ricavi e rimanenze fatti registrare nel 2013. L’obbligo cessa a partire dal primo periodo di imposta successivo a quello in cui, per la seconda volta consecutiva, l’ammontare dei ricavi o il valore delle rimanenze è inferiore a tale limite. Queste scritture consentono di valutare le movimentazioni e le giacenze di merci, nonché di assicurare il regolare flusso degli approvvigionamenti. Nelle scritture di magazzino devono registrarsi, entro sessanta giorni dal verificarsi, le quantità entrate ed uscite di merci destinate alla vendita, semilavorati, prodotti finiti, materie prime e  imballaggi.

Le scritture ausiliarie non sono sottoposte ad alcuna formalità, non essendone richiesta né la numerazione né la bollatura iniziale.

Registro dei beni ammortizzabili

Il  registro dei beni ammortizzabili deve essere compilato entro il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, con le seguenti indicazioni:

• per i beni immobili e i beni mobili iscritti in pubblici registri devono essere indicati l’anno di acquisizione, il costo originario, eventuali                 rivalutazioni e svalutazioni, il fondo di ammortamento al termine del periodo d’imposta precedente, il coefficiente di ammortamento effettivamente applicato, la quota annua di ammortamento e  le eliminazioni dal processo produttivo
• per tutti gli altri beni, le indicazioni richieste possono essere effettuate con riferimento a categorie omogenee di beni per anno di acquisizione e coefficiente di ammortamento.

I costi di manutenzione, riparazione e ammodernamento, che vanno ad incrementare il valore del bene, devono essere indicati separatamente a seconda dell’anno di formazione.

I soggetti in contabilità ordinaria possono anche non istituire il registro dei beni ammortizzabili se le annotazioni sono effettuate nel libro degli inventari.

Il registro dei beni ammortizzabili, come tutti gli altri registri (o libri o scritture) assoggettati alla disciplina, deve essere tenuto senza spazi in bianco; tuttavia, poiché potrebbe verificarsi la necessità di lasciare dei fogli in bianco, per permettere lo sviluppo degli ammortamenti, il Ministero delle Finanze con la Circolare 30/04/1977 n. 7/1496 ha chiarito che dette pagine devono essere espressamente intitolate al bene o categoria di beni cui sono riservati e devono recare esplicita indicazione che trattasi di continuazione dello sviluppo dell’ammortamento del bene o categoria di beni, con un richiamo della pagina in cui è inizialmente iscritto il bene o la categoria di beni.

Nel caso in cui il registro in esame sia conservato presso un soggetto diverso dal contribuente (esempio il commercialista), questi dovrà conservare un’attestazione ex sottoscritta dal soggetto effettivamente in possesso del registro.

Anche per il libro dei beni ammortizzabili  è stato soppresso l’obbligo della bollatura; rimane ancora in essere, invece, la numerazione progressiva delle pagine, che è ora eseguita direttamente dal soggetto obbligato alla tenuta delle scritture.

I Libri sociali

Le società di capitale possono inoltre essere obbligate alla tenuta dei seguenti libri sociali:

• Il libro dei soci, che riporta il numero delle azioni, il nome e cognome dei titolari, i trasferimenti ed i vincoli ad esse relativi ed i versamenti eseguiti;
• il libro delle obbligazioni, che riporta l’ammontare delle obbligazioni emesse e quelle estinte, il cognome e il nome dei titolari delle obbligazioni nominative, i trasferimenti e i vincoli ad esse relativi;
• il libro delle assemblee dei soci, che riporta i verbali delle assemblee ordinarie e straordinarie dei soci;
• il libro del Consiglio di Amministrazione, che riporta i verbali delle riunioni del Consiglio di Amministrazione;
• il libro del Collegio sindacale, che riporta i verbali relativi alle riunioni del collegio, compresa la relazione al bilancio annuale, o del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione;
• il libro del comitato esecutivo, che riporta i verbali dello stesso comitato esecutivo;
• il libro degli obbligazionisti, che riporta gli eventuali verbali delle assemblee da questi tenute;
• il libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell’ 2447-sexies cod.civ.

Tutti questi libri, prima di essere messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e bollati in ogni foglio. La bollatura obbligatoria dei registri, a seguito del venir meno di tale compito da parte degli Uffici delle Entrate, deve ora ritenersi attribuita unicamente al competente Ufficio presso il Registro delle Imprese o al notaio.

A questi libri si aggiungono:

• le scritture previste dalla normativa del lavoro (che saranno esaminate nel capitolo XV);
• i registri IVA;
• i registri previsti da leggi speciali (ad esempio, di pubblica sicurezza, sanitarie, ecc…).

Abrogazione del libro soci di S.r.l.

A decorrere dal 30 marzo 2009 è stato abrogato il libro soci per le S.r.l. e le società consortili a responsabilità limitata, mentre ne è rimasta  inalterata l’esistenza per le S.p.A. e le S.a.p.a..

Le modifiche o trasferimenti di quote sociali hanno efficacia nei confronti della società con il deposito delle variazione presso il Registro imprese e non più al momento dell’iscrizione sul libro soci.